Jak dobrze zarządzać swoim czasem?

Od najmłodszych lat warto wiedzieć, jak dobrze zarządzać swoim czasem, by być terminowym, a także mieć przestrzeń na swoje pasje i wypoczynek. Poznaj proste sposoby, narzędzia i programy, które ułatwią zorganizowanie sobie dnia. 

Stwórz plan dnia

Planowanie to podstawa w dobrym i efektywnym zarządzaniu własnym czasem. Plany, listy rzeczy do zrealizowania – to wszystko pomaga uporządkować dzień, przypomnieć, co należy zrobić oraz w jakiej kolejności. Takie plany warto rozpisywać w rozbiciu na dni, tygodnie oraz miesiące. 

Ustal priorytety 

Zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, warto właściwie ustalać priorytety. Rzeczy najmniej istotne można – ewentualnie – przesunąć na kolejny dzień czy tydzień, a rzeczy najbardziej palące i najpilniejsze wykonać w pierwszej kolejności. Osoby, które nie mają w tym wprawy, mogą poprosić o pomoc np. swojego przełożonego, który wskaże, jakie zadania mają najwyższy priorytet, a który projekt i jego realizacja mogą poczekać kilka dni. 

Ustal limit czasu na każde zadanie 

To bardzo prosta zasada – polecana szczególnie osobom, które mogą się zatracić w wykonywaniu swoich obowiązków lub które dążą do perfekcji i mogłyby w nieskończoność realizować jedno zadanie. Warto wprowadzić sobie taki limit, że np. dany typ zadania realizujemy maksymalnie w dwie godziny, a po tym czasie zabieramy się za kolejne zagadnienie. 

Korzystaj z kalendarza

Również w tym wypadku korzystanie z kalendarza jest przydatne nie tylko w życiu zawodowym, ale również prywatnym. Wpisywanie terminów i godzin spotkań, urodzin przyjaciół, deadline’ów ważnych projektów ułatwia planowanie sobie dnia, tygodnia i miesiąca oraz przypomina o wielu zobowiązaniach, które mogą umknąć w natłoku wielu spraw. 

Rób notatki i wszystko zapisuj

Warto wyrobić w sobie nawyk notowania – wielu osobom wydaje się, że wszystko zapamiętają i nic nie przepadnie. Podczas spotkania biznesowego, burzy mózgów, a nawet rozmowy telefonicznej, warto mieć pod ręką długopis i notatnik lub też włączony edytor tekstowy na komputerze, by móc w nim zapisywać poczynione ustalenia. Do notatek można wrócić w każdym momencie – np. za miesiąc czy rok, nie będzie potrzebne ponowne kontaktowanie się lub próba przypomnienia sobie, co zostało wówczas ustalone. 

Poznaj programy do zarządzania zadaniami 

Na rynku programów do zarządzania zadaniami znajduje się wiele propozycji: płatnych i bezpłatnych. Popularne aplikacje to Asana, Trello, Monday. Służą one do zarządzania pracą i zadaniami – szczególnie w grupie liczącej kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt osób. W takich rozwiązaniach można ustalać priorytety, terminy oddania zadań, przepinać zadania na inną osobę, prowadzić bieżącą korespondencję z każdym, kto ma dostęp do tego programu. Trello czy Monday ułatwiają także pracę w pojedynkę – są chętnie wybierane przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które potrzebują miejsca, gdzie wprowadzą wszystkie aktualnie prowadzone projekty i ich statusy. 

Ustawiaj przypomnienia 

Zarówno kalendarz (np. ten darmowy od Gmaila), jak i wspomniane powyżej programy do zarządzania zadaniami (np. Trello) mają funkcję, by ustawić odpowiednie przypomnienie. W kalendarzu można dodać nowe przypomnienie i dopóki nie oznaczysz je jako wykonane, będzie ono wyświetlane w twoim kalendarzu. Kalendarz umożliwia wybranie daty, godziny oraz częstotliwości przypomnień. W programach zadaniowych – np. w Trello – można ustawić przypomnienie np. dzień przed deadline’em, program automatycznie wyśle powiadomienie mailowe o kurczącym się czasie, kiedy należy oddać projekt. 

Skup się!

By pracować dobrze i efektywnie, konieczne jest skupienie. Różnie ludzie sobie z tym radzą – jedni słuchają muzyki, inni pracują wyłącznie w ciszy. Ważne, by nie zaprzątać sobie wtedy głowy innymi sprawami, odłożyć na bok telefon, wylogować się z mediów społecznościowych. W danym zakresie czasu, np. od 8 do 16 – należy skupić się wyłącznie na firmowych zobowiązaniach i biznesowych projektach. 

Rób przerwy

By praca była efektywna, warto robić sobie przerwy. Według obowiązującego w Polsce Prawa Pracy każdemu, kto pracuje przy monitorze ekranowym, przysługuje 5-minutowa przerwa po każdej przepracowanej godzinie. Wstanie od krzesła na kilka minut, przewietrzenie pokoju, napicie się wody lub gorącej herbaty czy kawy to szybkie i proste sposoby, jak odświeżyć swój umysł i zregenerować ciało.